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6 formas de mitigar los riesgos de implementación de software

Las implementaciones de software conllevan riesgos significativos, incluido el presupuesto, la duración y los fallos de implementación. A menudo, estos riesgos se pueden mitigar con una planificación adecuada al inicio del proyecto. En lugar de tomar decisiones basadas en el miedo, debe sentirse confiado de que está abordando los peligros potenciales de los proyectos de ERP.

Recuerde que en Adylog S.A.S. podemos acompañarlo en los procesos de implementación de soluciones de software, o incluso ofrecerle nuestra propia plataforma de ERP; KOM.

Aquí hay seis formas de mitigar el riesgo antes de comenzar el proceso de implementación del software:

 

Entender los objetivos de su estrategia empresarial

Aclarar la estrategia de su negocio requiere la colaboración de todos sus stakeholders. Durante estas discusiones, defina cómo se ve el éxito del cliente y determine qué está funcionando y qué no. Lo más importante es articular claramente sus objetivos: ¿desea crear nuevos modelos de negocios o generar nuevos ingresos utilizando el software ERP? Estas discusiones le ayudarán a lograr la alineación organizacional.

En última instancia, los ejecutivos y la gerencia media deben estar alineados en torno a los cambios necesarios para mejorar la ventaja competitiva de su organización. Con la alineación organizativa, puede reducir el riesgo de seleccionar el sistema de software incorrecto. Cuando conoce sus metas a largo plazo, sabe qué tecnología necesita su organización.

 

Establecer expectativas realistas

La falla de ERP es a menudo causada por líneas de tiempo y presupuestos poco realistas. Comprender qué puntos de referencia son realistas para su industria y el tamaño de su empresa lo ayudará a establecer expectativas realistas.

Si bien es posible que necesite ajustar las expectativas a lo largo del proyecto, comenzar con una estimación realista hará que estos ajustes sean menos sorprendentes para los ejecutivos. Los proveedores de ERP pueden no tener una visión realista de los recursos y los requisitos internos necesarios para una implementación exitosa del software.

Depende de usted crear un plan de implementación de software realista basado en la situación única de su organización. Esta es un área donde los consultores independientes de ERP pueden ser útiles.

 

Preparar a los empleados para el cambio organizacional

Es la naturaleza humana resistir el cambio. El cambio de resistencia provoca retrasos en la implementación, problemas de calidad y productividad reducida. Si los empleados no se adaptan al cambio, su estrategia digital no conducirá a una transformación comercial duradera. Obtener la participación de los ejecutivos es una buena manera de obtener la participación de los miembros del equipo y los empleados. Si los ejecutivos están entusiasmados por el cambio, esta actitud será contagiosa.

Puede obtener la aceptación de todos los interesados ​​comunicando la naturaleza de los próximos cambios y el motivo del cambio. La comunicación debe guiarse por un plan de gestión del cambio, que se basa en las evaluaciones de preparación y en las pruebas de aceptación del usuario.

Si sus empleados no usan el nuevo software día a día, tendrá que posponer la puesta en marcha hasta que acepten el cambio. Sin embargo, si obtiene una compra anticipada, reduce el riesgo de retrasos en el proyecto. Cuanto antes comiencen los empleados a utilizar el software, antes se dará cuenta de los beneficios empresariales.

 

Optimice sus procesos de negocio

Una implementación de ERP es una buena oportunidad para optimizar sus procesos de negocio. Si bien la mayoría de los procesos de back-office pueden optimizarse en función de la funcionalidad de software estándar, algunos procesos deben rediseñarse independientemente del software. Los procesos que proporcionan una ventaja competitiva no deben estar limitados por las “mejores prácticas” de un proveedor de ERP.

La optimización de sus procesos antes de la selección de ERP minimiza el riesgo porque se asegura de seleccionar el software que satisfaga sus necesidades actuales y futuras. Los procesos optimizados lo ayudan a desarrollar scripts de demostración para proveedores de ERP para garantizar que se centren en sus necesidades únicas. Si seleccionara un sistema ERP sin conocer sus procesos futuros, es posible que el software requiera una personalización extensa.

¿Por qué molestarse en la reingeniería de procesos de negocio? Los empleados en la mayoría de las organizaciones diferentes formas de realizar procesos similares. Esto crea duplicación de esfuerzos y dificulta la recopilación y el análisis de datos. Mejorar la experiencia del cliente a través de la implementación de software requiere datos en tiempo real, por lo que debe desglosar los silos tanto como sea posible.

 

Plan para la migración de datos

Con cada implementación de software, existe el riesgo de que el software ERP no permita los objetivos estratégicos de la organización. Para mitigar este riesgo, es esencial contar con datos confiables y procesables. Tan pronto como seleccione una aplicación de software, debe comenzar a prepararse para la migración de datos. La mayoría de los datos heredados no están listos para nuevos sistemas. Los datos generalmente se distribuyen en múltiples fuentes con varias estructuras y formatos. Para tener en cuenta esta complejidad, debe documentar y establecer una estrategia de datos. Por ejemplo, deberá limpiar los datos para resolver los datos duplicados y otros problemas comunes de calidad de los datos.

También debe definir la nomenclatura futura para elementos, descripciones de elementos, unidades de medida, etc. La migración de datos exitosa requiere la participación de cuatro grupos clave: propietarios de datos, el equipo funcional, el equipo de migración de datos y el equipo del proyecto.

 

Limitar la personalización del software

Una vez que empiezas por la ruta de personalización del software, es difícil detenerlo. Es posible que recibas solicitudes de personalización incluso después de que hayas dejado claro que no habrá más cambios. Después de la ronda final de personalización, solo debe aprobar las solicitudes de personalización que realmente beneficien su ventaja competitiva. La sólida gestión de proyectos y la gestión de proyectos garantizan que el equipo de implementación no personalice el software ERP en exceso.

Invertir en la reingeniería de procesos empresariales también es una buena estrategia para limitar la personalización de última hora.

 

Los proyectos centrados en la tecnología son inherentemente riesgosos

Hay una clara diferencia entre los proyectos centrados en la tecnología y los centrados en los negocios. Los proyectos centrados en la tecnología descuidan las actividades que alinean a las personas y los procesos con la nueva tecnología. Los proyectos centrados en el negocio, por otro lado, se centran en la gestión del cambio y la gestión de procesos empresariales.

Artículo publicado originalmente por Panorama Consulting (haga clic para visitar).

Publicado el 02/01/2019Categorizado en Tecnología

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